Auf einen Blick
- 1.Messen Sie vor dem Start Ihre Baseline: Wie lange braucht ein Ablauf heute, vom ersten Entwurf bis zur Freigabe?
- 2.Messen Sie im Pilot die ganze Kette, also Aufnahme, Korrektur, Prüfung und Freigabe. Nicht nur die Zeit, die die Software braucht.
- 3.Legen Sie vor dem ersten Upload fest, welche Fehler ein Tool disqualifizieren. Sonst entscheidet am Ende das, was zuletzt schiefging.
- 4.Setzen Sie sich nach den ersten drei bis fünf SOPs gemeinsam hin. Was in Woche eins auffällt, lässt sich noch beheben. Was erst im Abschlussmeeting auffällt, kann man nur noch bewerten.
- 5.Ein Pilot, der mit einem klaren Nein endet, hat seinen Zweck erfüllt. Endet er mit „Wir brauchen mehr Zeit“, war er meist nicht darauf angelegt, eine Antwort zu liefern.
Am Ende eines Pilots muss eine Entscheidung stehen, die Sie begründen können: für oder gegen ein Tool. Was wir über die Wochen zwischen Kickoff und Abschlussmeeting gelernt haben. Dazu eine Scorecard, die mit jedem Anbieter funktioniert. Auch mit uns.
Vorweg: Wir verkaufen SOP-Software. Das sollten Sie beim Lesen wissen. Wir haben aber auch Pilots erlebt, die ohne klares Ergebnis endeten, für uns genauso unbefriedigend wie für den Kunden. Woran es lag, war jedes Mal dasselbe: nicht an der Software, nicht am Team, sondern daran, wie der Pilot aufgesetzt war. Daraus ist die Checkliste entstanden, mit der wir heute selbst arbeiten. Sie funktioniert mit jedem Anbieter.
Worauf das beruht
Auf unseren eigenen Pilots, nicht auf einer Marktstudie. Wo Zahlen stehen, sind es Werte, die sich bei uns bewährt haben.
Ein Pilot kann auch mit einem klaren Ja enden: Beim Rollout in 14 Werken folgte die Entscheidung auf ein einziges Pilotwerk.
Vor dem Kickoff: drei Zahlen und eine Liste
1. Ihre Baseline
Wie lange dauert ein Ablauf heute? Rechnen Sie alles ein: Prozess ablaufen, schreiben, fotografieren, formatieren, Prüfschleifen, Freigabe. Branchenüblich sind vier bis acht Stunden pro manuell erstellter Arbeitsanweisung. Entscheidend ist aber Ihre eigene Zahl. Messen Sie zwei, drei echte Abläufe.
Ohne Baseline kann „hat immer noch eine Stunde gedauert“ 90 % Ersparnis heißen. Oder gar keine.
2. Ihr Erfolgskriterium
„Spart uns das Zeit?“ ist kein Kriterium. Das hier schon:
Bei Abläufen bis zehn Minuten kommt eine geschulte Person vom Video zur freigabefähigen SOP in weniger als einem Viertel der heutigen Zeit, Korrektur und Prüfung eingerechnet.
Halten Sie das im Kickoff schriftlich fest. Dann können beide Seiten zur Halbzeit dagegen prüfen.
3. Ihr Volumen
Wie viele Abläufe müssen in den nächsten zwölf Monaten dokumentiert werden, und wie viele Leute nehmen sie auf? 80 % Ersparnis bei zwanzig Abläufen ist eine andere Entscheidung als 50 % bei vierhundert.
4. Ihre K.-o.-Kriterien
Welche Fehler schließen ein Tool aus, egal wie viel Zeit es spart? Zum Beispiel:
• Ein Wert, der in der Aufnahme genannt wurde, fehlt im Entwurf, und das Tool weist nicht darauf hin.
• Eine sicherheitsrelevante Aussage wird ins Gegenteil verkehrt.
• Das Tool liefert die zweite Sprache nicht, die Ihr Standort braucht.
• Vertrauliche Bildschirminhalte lassen sich nicht schwärzen.
Einigen Sie sich auf diese Liste, bevor Sie den ersten Entwurf sehen.
Während des Pilots: die ganze Kette messen
Der Software-Teil, vom Upload bis zum Entwurf, dauert meist ein paar Minuten. Interessant ist, was davor und danach passiert. Erfassen Sie für jede SOP im Pilot vier Werte:
| Phase | Was Sie messen | Typische Falle |
|---|---|---|
| Aufnahme | Minuten Filmen, inklusive Wiederholungen | Wiederholungen werden nicht mitgezählt |
| Korrektur | Minuten Nacharbeit am Entwurf | Korrigiert wird außerhalb des Tools, im exportierten PDF |
| Prüfung | Minuten, die eine zweite Person prüft | Prüfer schaut das ganze Video noch einmal |
| Freigabe | Tage bis zur Freigabe | Liegezeit wird als Arbeitszeit gezählt |
Zwei Muster verraten viel. Ist die Korrekturzeit hoch und wird außerhalb des Tools korrigiert, arbeitet das Team um die Software herum. Fragen Sie, warum. Heißt Prüfen, jedes Video noch einmal anzuschauen, trauen die Prüfer den Entwürfen nicht. Finden Sie heraus, welcher Fehler das Vertrauen gekostet hat. Beides lässt sich früh leicht beheben und wird spät teuer.
Die gemeinsame Durchsicht nach den ersten drei bis fünf SOPs
Das ist die wertvollste Stunde im ganzen Pilot. Setzen Sie sich mit den Leuten zusammen, die die ersten Entwürfe aufgenommen haben, und gehen Sie jeden Entwurf neben seinem Video durch. Sie werden zwei Arten von Problemen finden:
• Probleme im Input: lange stille Passagen, Gespräche vor der Kamera, eine Kamera mehrere Meter hinter dem Bediener, Kommentar in der Zweitsprache.
• Probleme im Tool: fehlende Werte, verdrehte Aussagen, falsche Sprache, unlesbare Bilder. Die gehen auf das Konto des Anbieters.
Wer beides in Woche eins auseinanderhält, ist fair zu beiden Seiten. Ein Team, das erst im Abschlussmeeting merkt, dass seine Aufnahmegewohnheiten die Hälfte der Details kosten, kann nichts mehr ändern. Ein Anbieter, der erst am Ende von einem fehlenden Wert erfährt, auch nicht.
Wenn das Team wechselt
In größeren Organisationen ändert sich das Projektteam während eines Pilots eher öfter als seltener: Urlaub, neue Rolle, Umstrukturierung. Wer den Pilot dann übernimmt, hat das Tool nicht ausgesucht und war meist nicht in der Schulung. Und beurteilt es verständlicherweise nach dem, was er sieht.
Vereinbaren Sie deshalb vorab, was in diesem Fall passiert: eine kurze Live-Schulung für die neue Projektleitung und ein frischer Blick auf das Erfolgskriterium. Ein Link zu einem Online-Kurs ist keine Übergabe.
Die Scorecard
Füllen Sie sie am Ende des Pilots aus. Sie funktioniert für jede SOP- oder Arbeitsanweisungs-Software.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Baseline: Zeit pro Ablauf heute | |
| Durchschnittliche Gesamtzeit pro SOP im Pilot (Aufnahme + Korrektur + Prüfung) | |
| Ersparnis gegenüber Baseline | |
| Erfolgskriterium erreicht? | Ja / Nein |
| Gefundene K.-o.-Fehler | Liste |
| Anteil der SOPs, die ohne komplettes Nachschauen des Videos freigegeben wurden | |
| Zweite Sprache ohne manuelle Nacharbeit nutzbar? | Ja / Nein |
| Wichtigste Input-Probleme aus der gemeinsamen Durchsicht | Liste |
| Wichtigste Tool-Probleme aus der gemeinsamen Durchsicht | Liste |
| Wurden Tool-Probleme während des Pilots behoben? | Ja / Nein / Nicht gemeldet |
| Entscheidung | Go / No-Go / Verlängerung mit klar definierter Frage |
Wann Sie sich gegen ein Tool entscheiden sollten
Eine gute Evaluierung muss auch mit „Nein“ enden dürfen. Gründe, die wir als Käufer gelten lassen würden:
• Ein K.-o.-Fehler ist aufgetreten, und der Anbieter konnte ihn im Pilot nicht beheben.
• Auch nachdem die Input-Probleme gelöst waren, lag die Gesamtzeit pro SOP nicht spürbar unter Ihrer Baseline.
• Der Aufnahmeaufwand passt nicht dazu, wie Ihre Teams arbeiten. Etwa wenn Techniker allein an lauten Orten arbeiten und gar nicht kommentieren können.
• Ihr Volumen ist zu klein, um die Lizenz zu rechtfertigen.
Schulungsaufwand und Bedienbarkeit gehören zum Produkt. Wenn ein Tool nur bei Leuten funktioniert, die vor zwei Monaten geschult wurden, ist auch das ein legitimes Ergebnis.
Pilot-Checkliste
1. Baseline an zwei, drei echten Abläufen gemessen.
2. Erfolgskriterium schriftlich festgehalten.
3. K.-o.-Kriterien vereinbart.
4. Verantwortliche Person benannt, dazu eine Vertretung.
5. Die ersten fünf Abläufe festgelegt, und wer sie aufnimmt.
6. Gemeinsame Durchsicht für Woche eins oder zwei terminiert.
7. Aufnahmen über den ganzen Pilot verteilt, nicht in die letzte Woche geschoben.
8. Plan für einen Teamwechsel: Live-Schulung, Kriterium neu geprüft.
9. Scorecard am Ende ausgefüllt.
Häufig gestellte Fragen
- Wie lange sollte ein Pilot für SOP-Software laufen?
- Nach unserer Erfahrung reichen drei bis vier Wochen aktive Nutzung, wenn die erste gemeinsame Durchsicht früh stattfindet. Längere Pilots bringen selten bessere Antworten. Die Uploads ballen sich dann meist am Ende.
- Wie viele Personen sollten mitmachen?
- Drei bis sechs, die aufnehmen und prüfen, plus eine Person, die entscheiden darf. Mehr Nutzer ohne mehr Struktur bringen vor allem Unruhe.
- Was sollten wir außer der Zeit messen?
- Wie viele Entwürfe sich freigeben ließen, ohne das ganze Video noch einmal anzuschauen. Das ist der beste Einzelindikator dafür, ob die Prüfer dem Tool vertrauen.
- Ist ein Pilot dasselbe wie ein Proof of Concept?
- Nein. Ein Proof of Concept zeigt, dass etwas grundsätzlich funktioniert. Ein Pilot zeigt, ob es bei Ihrem Team funktioniert, mit Ihren Abläufen und in Ihrem Zeitbudget.